Office 365 を使っていてメインのアドレスとは別に問い合わせ受付用のアドレスなんかを作りたいことがありますよね。
そんなときのために Office 365 には 共有メールボックス という機能があります。
これは共有という名前の通り、複数人で共有できる追加アドレスです。しかも、追加のユーザーライセンスは必要ありません。これは使うしかないですよね。*1
共有メールボックスの作成
Office 365 管理センターから ユーザー - 共有メールボックスに進んで ＋マークから追加します。
続いて共有メールボックスの名前とメールアドレスを入力して、メールボックスを共有したいメンバーを追加。
作成に少し時間がかかりましたが、これだけで共有メールボックスができました。
OWA での共有メールボックスの利用
OWA で共有メールボックスを使うにはフォルダー一覧の その他 から自分の名前を右クリックして 共有フォルダーの追加 を選びます。
表示されたダイアログに共有メールボックスのアドレスを指定すると OWA に共有メールボックスが表示されるようになりました。
ちなみに Outlook アプリの場合は何もしなくても勝手に追加してくれるみたいです。
共有メールボックスからメールを送る場合の注意点
共有メールボックスからメールを送ったり返信したりできるようになりますが、このときに自動的に差出人を変えてくれたりはしません。
ちょっと (かなり) 不便ですが、メール作成欄の ... メニューから 差出人の表示を選んで、差出人アドレスを自分で書きかえる必要があります。
ここを変えないと、せっかく問い合わせアドレスを用意したのに自分の名前で返信してた...なんて事になりかねません。注意が必要ですね。
*1:まさかプライマリアドレスを問い合わせ用に変えてしまったような人はいませんよね？
